إدارة الوثائق
وحدة إدارة الوثائق في نوفوتاك هي حل شامل يساعد المؤسسات على تنظيم وتخزين والتعاون وإدارة الوثائق بكفاءة باستخدام أدوات الأمان المتقدمة والتحكم في الإصدارات.
توفر هذه الوحدة أدوات قوية لتنظيم الملفات، وتحريرها بشكل تعاوني، ومشاركتها بأمان، والبحث الذكي — ضمن واجهة احترافية وسهلة الاستخدام على مستوى المؤسسات.
إدارة الوثائق
إنشاء وتنظيم والتعاون في الوثائق الغنية.
مجموعة شاملة لتنظيم والتعاون وإدارة الوثائق بكفاءة مع الأمان المتقدم والتحكم في الإصدارات.
تنظيم وهيكلة الملفات
تنظيم ملفات هرمي مع مجلدات ومجلدات فرعية. يوفر نوفوتاك تنظيم ملفات بديهي مع هياكل مجلدات قابلة للتخصيص وعلامات وفئات. إنشاء تسلسلات هرمية منطقية تتطابق مع عمليات عملك وتمكن التنقل السهل.
التحكم في الإصدارات والتاريخ
تتبع إصدارات الوثائق والتغييرات مع تاريخ كامل. الحفاظ على تحكم شامل في الإصدارات مع إصدارات تلقائية وتتبع التغييرات وقدرات التراجع. عرض تاريخ الوثائق واستعادة الإصدارات السابقة عند الحاجة.
التحرير التعاوني
تعاون فوري في الوثائق مع مستخدمين متعددين. تمكين التحرير المتزامن مع ميزات التعاون الفوري وأنظمة التعليقات وإشعارات التغييرات. العمل معاً بسلاسة في الوثائق مع حل التعارضات.
مشاركة الوثائق الآمنة
مشاركة الوثائق بأمان مع ضوابط وصول دقيقة. التحكم في وصول الوثائق مع مستويات الأذونات وتواريخ انتهاء الصلاحية وحماية كلمة المرور. مشاركة الوثائق داخلياً أو خارجياً مع إشراف أمني كامل.
وظائف البحث المتقدمة
بحث قوي عبر جميع الوثائق والمحتوى. العثور على الوثائق بسرعة مع البحث في النص الكامل وتصفية البيانات الوصفية ومشغلات البحث المتقدمة. البحث داخل محتوى الوثائق والعلامات والخصائص المخصصة.
قوالب الوثائق
توحيد الوثائق مع قوالب قابلة للتخصيص. إنشاء وإدارة قوالب الوثائق للتنسيق المتسق وهيكل المحتوى. تسريع إنشاء الوثائق مع قوالب محددة مسبقاً لأنواع الوثائق الشائعة.
ضوابط الوصول والأذونات
إدارة أذونات دقيقة لأمان الوثائق. تحديد أدوار المستخدمين والأذونات مع مستويات وصول القراءة والكتابة والتحرير والإدارة. التحكم في من يمكنه عرض أو تعديل أو مشاركة وثائق ومجلدات محددة.
دعم التكامل
تكامل سلس مع تنسيقات الملفات الشائعة والتخزين السحابي. دعم لتنسيقات ملفات متنوعة بما في ذلك وثائق Office وPDF والصور والوسائط المتعددة. التكامل مع موفري التخزين السحابي وتطبيقات الطرف الثالث.
مسار تدقيق الوثائق
مسار تدقيق كامل لأنشطة وتغييرات الوثائق. تتبع جميع أنشطة الوثائق بما في ذلك المشاهدات والتحريرات والتنزيلات والمشاركات. الحفاظ على الامتثال مع سجلات تدقيق مفصلة وتقارير الأنشطة.
النسخ الاحتياطي والاستعادة
قدرات النسخ الاحتياطي التلقائي واستعادة الكوارث. ضمان سلامة الوثائق مع النسخ الاحتياطية التلقائية والتخزين المتكرر وخيارات الاستعادة السريعة. الحماية من فقدان البيانات مع استراتيجيات نسخ احتياطي شاملة.
أتمتة سير عمل الوثائق
أتمتة سير عمل الوثائق وعمليات الموافقة. إنشاء سير عمل آلي لمراجعة الوثائق والموافقة والتوزيع. إعداد المحفزات والإشعارات لعمليات إدارة الوثائق المبسطة.
فوائد إدارة الوثائق في نوفوتاك
تعزيز التعاون وضمان الأمان وتبسيط سير عمل الوثائق عبر مؤسستك.
تحسين تنظيم الوثائق
الهيكل الهرمي للملفات والتصنيف الذكي يضمن تنظيم الوثائق منطقياً ويمكن العثور عليها بسرعة، مما يقلل الوقت المستغرق في البحث عن الملفات.
تحسين التعاون
ميزات التحرير التعاوني الفوري والتعليقات تمكن العمل الجماعي السلس في الوثائق، مما يقلل تبادل رسائل البريد الإلكتروني والخلط في الإصدارات.
تعزيز الأمان والامتثال
ضوابط الوصول المتقدمة ومسارات التدقيق وميزات المشاركة الآمنة تضمن أمان الوثائق وتساعد في الحفاظ على الامتثال للوائح الصناعة.
التحكم في الإصدارات والاستعادة
التحكم الشامل في الإصدارات وميزات النسخ الاحتياطي التلقائي تحمي من فقدان البيانات وتمكن الاستعادة السهلة لإصدارات الوثائق السابقة عند الحاجة.